Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Karjalan kielen Säätiö sr
Y-tunnus 3361545-8
c/o Leo Makkonen
Tulliportinkatu 5 B 46
70100 Kuopio

Rekisterin nimi

Säätiön apurahajärjestelmä

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Yhteyshenkilönä toimii säätiön asiamies.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, oikeusperuste ja vastaanottajat

Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn ja yhteydenpitoon, sekä sähköisen palvelun toiminnan seurannan mahdollistamiseksi ja kehittämiseksi. Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen ja tutkimuksen tai hankkeen edistymiseen ja loppuraporttiin liittyvät tiedot.

Järjestelmään kerätään yhteystietoja apurahan hakijasta ja työryhmän jäsenistä. Nämä tiedot kerätään apurahan/avustuksen hakijoilta. Hakija voi myös nimetä suosittelijoita, joiden järjestelmään tallennettavat tiedot hakija antaa.

Lisäksi kerätään apurahojen/avustusten maksatus- ja maksutietoja, tieto hakijan toiminnasta apurahaportaalissa ja käyttöön liittyviä teknisiä tietoja, kuten lokitietoja tapahtumista. Lisäksi kerätään rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen järjestelmän sisäinen viestintä.

Apurahan hakijan tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen hakijan suostumukseen ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Myös muiden rekisteröityjen rekisteröinti perustuu henkilöiden suostumukseen. Jotta hakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta hakemuslomakkeella ja liitteissä olevien henkilötietojen antamista. Mikäli riittäviä henkilötietoja ei anneta, hakemus voidaan jättää käsittelemättä.

Henkilötietoja käsittelevät säätiön asiamies, hakijan nimeämät suosittelijat, säätiön erikseen määrittelemät arvioijat, säätiön hallitus, teknistä tukea antavat henkilöt, maksatuksesta huolehtivat nimetyt käyttäjät ja tilintarkastajat. Tietoja näytetään vain siinä laajuudessa, kun se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.

Rekisterin suojaus

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa ja järjestelmän käyttö tapahtuu salatun SSL-yhteyden kautta. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat erilaisilla teknisillä keinoilla suojattuja. Pilvipalvelun palvelimet sijaitsevat suojatuissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Henkilötietojen säilytysaika

Käyttäjätunnukset ja niihin liittyvät henkilötiedot: säilytetään, mikäli käyttäjillä on hakemuksia joita ei ole merkitty päättyneeksi. Jos käyttäjätunnus on ollut käyttämättä yli kaksi vuotta eikä hakijalla ole aktiivisia hakemuksia, käyttäjätunnus poistetaan järjestelmästä.

Keskeneräiset hakemukset: hakija voi itse poistaa keskeneräiset hakemukset. Säätiö poistaa keskeneräiset hakemukset 12 kuukauden kuluessa haun päättymisestä.

Hakemusten arviointitiedot: poistetaan 3 kuukauden kuluessa siitä kun apurahapäätökset on tehty.

Ei myönnetyt hakemukset: poistetaan tai anonymisoidaan kahden vuoden kuluessa kielteisen päätöksen ajankohdasta.

Myönnetyt hakemukset liitteineen sekä selvitystiedot: tilinumerot ja henkilötunnukset poistetaan kahden vuoden kuluessa siitä, kun apurahan käyttöselvitys on hyväksytty. Muut tiedot säilytetään pitkäaikaisesti historiatietojen keruu- ja tilastointitarkoituksessa.

Viestit: poistetaan, kun hakemus poistetaan tai kun viestit havaitaan tarpeettomiksi.

Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa

Apurahan hakija/saaja voi kirjautua järjestelmään ja nähdä kaikki antamansa tiedot avaamalla hakulomakkeen esikatselun. Ajantasaiset yhteystiedot näkee ja voi muuttaa kohdasta Henkilötiedot/Asetukset.

Rekisteröidyllä on oikeus ja velvollisuus korjata virheelliset tiedot — pyynnöt osoitetaan säätiön asiamiehelle järjestelmän sisäisellä viestillä.

Ei tarkastusoikeutta hakemuksen arviointitietoihin eikä tilastotarkoituksiin kerättyihin tietoihin.

Oikeus peruuttaa hakemus (jolloin sitä ei arvioida). Jos päätös on jo tehty, hakemuksen tietoja ei voida kokonaan poistaa. Hakulomake voidaan siirtää itselle sähköisenä PDF-muodossa.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli henkilötietoja on käsitelty virheellisesti.

Tietojen luovutus

• Tieto luonnollisille henkilöille myönnetyistä apurahoista luovutetaan Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (MELA), mikäli apurahan käyttöaika ja suuruus ylittää MELA:n määrittelemät rajat.
• Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan verohallinnolle.
• Myönnettyjen apurahojen saajat ja määrät sekä mahdollisesti tutkimuksen/hankkeen tiivistelmät julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa.
• Säätiö voi luovuttaa myöntämiinsä apurahoihin liittyviä henkilötietoja toisille apurahojen/avustusten myöntäjille.